Excel je skvelý nástroj. Rýchlo sa v ňom vytvorí tabuľka, každý ju vie otvoriť a na začiatku firmy zvládne takmer všetko, od evidencie zákaziek až po sklad. Problém nastáva vo chvíli, keď firma rastie a tabuľka, ktorá kedysi stačila, sa mení na zdroj chýb a straty času. Ak si na sebe všímate niektoré z nasledujúcich signálov, možno je čas premýšľať nad iným riešením.
Ako spoznáte, že Excel už nestíha
Najčastejším signálom je situácia, keď v jednom súbore pracuje viacero ľudí naraz. Niekto prepíše vzorec, niekto omylom vymaže riadok a nikto poriadne nevie, ktorá verzia tabuľky je tá aktuálna. K tomu sa pridáva ručné kopírovanie údajov medzi rôznymi tabuľkami alebo systémami, čo je zdĺhavé aj rizikové. Stačí jedna preklepnutá bunka a firma pracuje so zlými číslami bez toho, aby si to niekto všimol.
Ďalším typickým znakom je, že tabuľka postupne narástla do desiatok hárkov prepojených krížom cez vzorce, ktorým už okrem svojho tvorcu nikto poriadne nerozumie. Keď potom tento človek odíde na dovolenku alebo zmení prácu, firma zrazu nevie, ako svoj vlastný systém udržať v chode.
Čo dokáže interná aplikácia navyše
Na rozdiel od tabuľky je webová aplikácia na mieru stavaná presne na procesy vašej firmy. Každý používateľ má prístup len k tomu, čo naozaj potrebuje, dáta sa ukladajú na jednom mieste a systém sám kontroluje, aby sa nedali zadať nezmyselné hodnoty. Výpočty, ktoré by v Exceli vyžadovali komplikované a krehké vzorce, dokáže aplikácia spraviť automaticky a výsledok v reálnom čase ukázať všetkým, ktorí ho potrebujú.
Presne takýmto spôsobom sme napríklad pomohli klientovi nahradiť ručnú administratívu prehľadným fakturačným systémom, kde si predtým vystavovanie dokladov a evidenciu objednávok riešili v tabuľkách. Podobne sme pri projekte automatizovaného výpočtu hodnoty firmy nahradili zložité prepočty jednoduchým nástrojom, ktorý si klient sám spravuje bez toho, aby musel zasahovať do jediného vzorca.
Ako taký prechod v praxi vyzerá
Prechod z Excelu na vlastnú aplikáciu nemusí byť veľký a drahý projekt. Osvedčilo sa nám najprv vytvoriť jednoduchú prvú verziu, ktorá pokryje len tú najbolestivejšiu časť práce, napríklad evidenciu objednávok alebo prehľad skladu. Táto verzia sa nasadí do reálnej prevádzky, tím ju pár týždňov používa a až na základe skutočných skúseností sa rozhoduje, čo pridať ďalej. Vďaka tomu firma neinvestuje veľké peniaze do niečoho, čo by nakoniec nikto nepoužíval, a zároveň vidí výsledky rýchlo.
Kedy sa oplatí ešte počkať
Nie každá firma potrebuje vlastnú aplikáciu hneď. Ak tabuľku používa jeden alebo dvaja ľudia, dáta sa nemenia príliš často a všetko funguje bez väčších komplikácií, Excel môže pokojne slúžiť ešte dlho. Vlastná aplikácia dáva zmysel vo chvíli, keď sa chyby a stratený čas začnú premietať do reálnych nákladov, napríklad keď zamestnanec strávi hodiny týždenne prepisovaním údajov, ktoré by mohol robiť systém sám za neho.
Ak vo firme rozpoznávate viac než jeden z týchto signálov, oplatí sa aspoň prebrať, ako by jednoduchá interná aplikácia mohla vyzerať vo vašom konkrétnom prípade. Často stačí jedno stretnutie, na ktorom si spoločne ujasníte, ktorá časť práce vás najviac brzdí a či sa oplatí ju automatizovať.
